• Ubicación: Bogotá, Colombia
• Tipo de contrato: puesto a tiempo parcial (3 días a la semana)
• Fecha de inicio: Lo antes posible
• Tamaño del equipo: ~15 personas
• Industria: Software y Consultoría
• Idiomas requeridos: Español (nativo o fluido), inglés (nivel profesional deseable, pero no es un requisito)

Sobre el puesto

Estamos buscando un(a) Asistente Administrativo(a) y de Oficina proactivo(a) y organizado(a) para unirse a nuestra oficina de Bogotá, compuesta por 15 personas. Tendrás un rol clave para asegurar el buen funcionamiento del lugar de trabajo, brindando soporte administrativo, gestionando el mantenimiento y la logística de la oficina, y contribuyendo a una experiencia positiva para empleados y visitantes.

Responsabilidades principales

Gestión de oficina e instalaciones

• Gestionar compras diarias y semanales de insumos para la cafetería.

• Mantener el inventario de la cocina y los equipos, asegurando limpieza y rotación de productos.

• Supervisar la preparación de café y el suministro de agua potable para el equipo y visitantes.

• Encargarse de la compra, inventario y distribución de artículos de papelería.

• Supervisar al personal de limpieza, coordinar horarios y suministros, y garantizar que las áreas comunes se mantengan limpias y funcionales.

Mantenimiento y coordinación con proveedores

• Realizar revisiones periódicas de las instalaciones y equipos de la oficina.

• Contactar a proveedores de mantenimiento, solicitar y comparar cotizaciones, y supervisar trabajos de reparación.

• Gestionar garantías de equipos y coordinar mantenimientos sin afectar el trabajo de los empleados.

Recepción y soporte administrativo

• Recibir y asistir a visitantes y candidatos; gestionar tareas de recepción y coordinación de reuniones.

• Atender llamadas, correos electrónicos y correspondencia general.

• Organizar refrigerios y logística para visitas de ejecutivos o proveedores.

• Asegurar la correcta organización y archivo de documentación según lo exige la normativa colombiana.

• Mantener actualizados los gastos del área administrativa y mantener actualizado el presupuesto de gastos administrativos.

Gestión de propiedad y arrendamiento

• Coordinar con propietarios y administración del edificio temas relacionados con arriendo, facturas, parqueaderos y contratos.

Soporte a empleados y protocolos de emergencia

• Brindar apoyo ante consultas administrativas del equipo.

• Mantener y comunicar protocolos de emergencia (incendio, sismo, simulacros de evacuación).

• Coordinar horarios de trabajo híbrido/presencial.

Perfil

• Experiencia previa en administración de oficinas, coordinación de instalaciones o asistencia ejecutiva.

• Excelentes habilidades organizativas y capacidad para gestionar múltiples tareas.

• Buenas habilidades de comunicación e interpersonales.

• Persona confiable, detallista y proactiva.

• Capacidad para trabajar de forma autónoma y con múltiples prioridades.

• Dominio de herramientas de Microsoft Office (Excel, Outlook, Word).

• Experiencia en gestión de proveedores es una ventaja.

¿Por qué unirte a nosotros?

Trabajarás en un entorno dinámico y colaborativo en el sector de consultoría, con la oportunidad de liderar procesos clave y mejorar la eficiencia de la oficina. Tu trabajo tendrá un impacto directo en el bienestar de los empleados.

Lo que ofrecemos

• Cultura de trabajo internacional y colaborativa.

• Rol diverso y en constante evolución, ideal para alguien con ganas de desarrollarse en varias áreas administrativas y operativas.

• Posibilidad de teletrabajo (a definir según la misión y las necesidades).

Addactis

Llevamos más de 30 años trabajando junto a aseguradoras, con pasión y compromiso. Transformamos la complejidad actuarial en oportunidades para nuestros clientes mediante el desarrollo de soluciones actuariales y de software innovadoras, combinando un conocimiento único del negocio y un sólido saber hacer analítico para cumplir con los requisitos regulatorios, modelizar el riesgo y optimizar el Pricing y la Suscripción.